Panoramica
L'area Gestione riunisce tutte le attività operative e finanziarie relative ai tuoi immobili in locazione in un unico spazio di lavoro integrato. Da un lato gestisci i tuoi rapporti di locazione nel modulo Inquilini, curi tutte le persone e organizzazioni nel modulo Contatti e crei rendiconti delle spese accessorie a norma di legge per i tuoi immobili. Dall'altro amministri le transazioni bancarie, monitori le tue entrate da canoni e altre fonti e tieni sotto controllo tutte le spese relative agli immobili. Panoramiche, filtri e workflow integrati garantiscono che dati anagrafici, pagamenti e spese accessorie si incastrino alla perfezione.
Inquilini – Tutti i rapporti di locazione sotto controllo
Nell'area Inquilini gestisci tutti i contratti di locazione delle tue unità – dal primo ingresso fino al rapporto di locazione concluso. L'intestazione mostra a colpo d'occhio quanti rapporti di locazione risultano in totale, attivi, disdetti o già cessati. Con i filtri di stato restringi la lista ai contratti per te rilevanti, ad esempio solo quelli attualmente in corso o quelli terminati di recente.
La tabella riepiloga tutte le informazioni importanti per ogni unità: nomi degli inquilini, codice interno dell'unità, stato attuale, canone mensile comprensivo di spese, inizio e fine della locazione nonché la scadenza di pagamento concordata. Un clic sulla voce apre la vista di dettaglio, in cui puoi modificare canone e spese accessorie, cambiare le scadenze, aggiungere o rimuovere inquilini e collegare i documenti o i rendiconti delle spese accessorie pertinenti. Nasce così una cronologia completa per ogni rapporto di locazione, che utilizzi per analisi, giustificativi e chiarimenti successivi.
Crei nuovi rapporti di locazione direttamente dalla panoramica. Scegli immobile e unità, associ uno o più contatti come inquilini, definisci l'inizio ed eventualmente la fine della locazione e inserisci il canone concordato comprensivo di spese nonché la scadenza. Indicazioni opzionali come importo del deposito cauzionale, stato dei pagamenti e note interne aiutano a documentare con precisione gli accordi individuali. Dopo il salvataggio, il rapporto di locazione compare automaticamente nella panoramica con stato "Attivo" a partire dalla data di inizio e confluisce in dashboard, panoramiche delle entrate e calcoli del cashflow.
Quando un inquilino lascia l'immobile, registri la data di disdetta e di uscita e cambi lo stato da "Attivo" prima in "Disdetto" e poi in "Cessato". Il rapporto di locazione resta nel sistema per analisi e giustificativi, ma non viene più conteggiato come contratto attivo nelle valutazioni correnti. Questi passaggi di stato chiari garantiscono che gli indicatori del tuo patrimonio riflettano correttamente l'occupazione effettiva.
Contatti – La rubrica centrale del tuo patrimonio
L'area Contatti funge da rubrica centrale per tutte le persone e organizzazioni con cui collabori: inquilini, fornitori di servizi, banche, enti pubblici e altri partner. Gli indicatori nell'intestazione mostrano quanti contatti sono presenti in totale, quanti di essi sono inquilini e quanti risultano attualmente attivi. Con i filtri per tipo e stato ti concentri su gruppi specifici, ad esempio solo inquilini o solo fornitori attivi.
Nella lista contatti vedi i dati anagrafici più importanti a colpo d'occhio: nome, tipo di contatto, indirizzo e-mail, numero di telefono, località e stato. Con le icone azione apri o modifichi un contatto con un clic. La funzione di ricerca ti aiuta a ritrovare rapidamente i contatti per nome, e-mail, numero di telefono o località – anche con archivi più grandi.
La creazione di un nuovo contatto avviene in pochi passaggi. Scegli il tipo di contatto (inquilino, fornitore di servizi, banca, ente pubblico o altro), registri i dati di contatto generali e aggiungi se necessario note, numeri di riferimento o cliente nonché coordinate bancarie. I contatti esistenti possono essere aggiornati in qualsiasi momento. Invece di eliminare i contatti, puoi impostarne lo stato su "Inattivo", in modo da conservare i collegamenti storici a rapporti di locazione, pagamenti o documenti.
I contatti già presenti in altri sistemi non devono essere trasferiti manualmente. L'assistente di importazione supporta quattro fonti: contatti Apple (esportazione VCF da iOS o macOS), Google Contacts (esportazione CSV da Google), file CSV generici con qualsiasi struttura di colonne nonché singoli file vCard (VCF). Dopo il caricamento del file, il sistema mostra un'anteprima dei campi riconosciuti. Le colonne non attribuibili in modo univoco possono essere assegnate manualmente in una fase di mapping. I contatti già presenti vengono riconosciuti tramite indirizzo e-mail o nome e non vengono creati di nuovo, così nessun contatto finisce duplicato nel sistema.
I contatti sono strettamente collegati agli altri moduli dell'area Gestione. Nel modulo Inquilini associ a ogni rapporto di locazione uno o più contatti inquilino. Nei rendiconti delle spese accessorie vengono utilizzati gli indirizzi degli inquilini e i fornitori per i conteggi. Nei processi di pagamento e documentali scegli il contatto adatto come pagante, destinatario o riferimento. Eviti così la doppia registrazione dei dati e garantisci anagrafiche coerenti in tutto il sistema.
Rendiconti delle spese accessorie – Ripartire le spese in modo conforme alla legge
Nel modulo Rendiconti delle spese accessorie crei e gestisci i rendiconti delle spese per i tuoi immobili in conformità alla normativa italiana sugli oneri accessori (art. 9, Legge 392/1978). La panoramica mostra quanti rendiconti esistono in totale e quanti si trovano nello stato Bozza, Pronto o Inviato. Con i filtri di stato ti concentri sui rendiconti in preparazione, su quelli pronti per l'invio o sui documenti già spediti.
Nella creazione di un nuovo rendiconto scegli immobile e periodo di rendicontazione, definisci le tipologie di spesa ammesse (ad es. riscaldamento, acqua, rifiuti, pulizia) e registri i costi totali per ciascuna voce. Successivamente stabilisci i criteri di ripartizione, ad esempio metri quadrati, numero di persone o valori di consumo, e associ tutte le unità e gli inquilini appartenenti all'immobile. Il sistema calcola automaticamente la quota di ciascun inquilino e mostra un'anteprima di ogni singolo rendiconto, che puoi modificare se necessario.
Una volta verificati tutti i valori, contrassegni il rendiconto come Pronto e usi la funzione Invia per spedire i documenti agli inquilini in modo cumulativo o per singola unità. Il sistema genera documenti PDF, li salva nell'area documenti e imposta lo stato su Inviato con la data di invio. Da lì puoi esportare i singoli rendiconti o i documenti complessivi e utilizzarli per il tuo archivio o per la comunicazione con commercialisti e proprietari.
I rendiconti delle spese accessorie sono strettamente collegati alle aree Inquilini e Contatti. Gli inquilini del modulo Inquilini vengono proposti automaticamente per l'immobile selezionato. Da conguagli a debito o a credito puoi generare direttamente registrazioni di pagamento e verificare se gli importi aperti sono stati saldati.
Transazioni – Associare ogni pagamento all'immobile giusto
Nel modulo Transazioni gestisci tutti i pagamenti in entrata e in uscita che riguardano il tuo portafoglio immobiliare. Puoi importare i movimenti dal tuo online banking tramite CSV o Excel oppure crearli manualmente se necessario. Ogni transazione può essere classificata come entrata o uscita e associata direttamente a inquilini, immobili e categorie.
Nell'importazione CSV interviene un riconoscimento automatico dei duplicati: le transazioni già importate vengono riconosciute in base a data contabile, importo e conto di contropartita e vengono saltate silenziosamente. Dopo l'importazione ricevi un riepilogo di quanti record sono stati aggiunti e quanti sono stati ignorati come duplicati. Se lo stesso file di esportazione della banca viene caricato per errore una seconda volta, non si creano voci doppie – la tua lista delle transazioni resta pulita.
La panoramica delle transazioni offre filtri potenti per periodo, stato e tipo. Puoi così limitare la lista alle transazioni non associate, ai suggerimenti di sistema, ai movimenti già associati o alle voci ignorate. Le funzioni di suggerimento ti aiutano a contabilizzare in modo uniforme e corretto i pagamenti ricorrenti. Non appena le transazioni sono associate, confluiscono automaticamente nelle panoramiche Entrate e Uscite.
Entrate – Tutti i canoni di locazione e gli altri proventi
La panoramica delle entrate mostra tutti i proventi rilevanti relativi ai tuoi immobili in una vista filtrata e riferita al singolo immobile. Puoi restringere la vista per periodo, immobile, tipo di entrata (ad es. canone, deposito cauzionale, acconto sulle spese accessorie o contributo) e stato del pagamento. Vedi così in qualsiasi momento quante entrate sono attese, già incassate e ancora aperte in un determinato periodo.
Oltre alla lista delle singole registrazioni di entrata, l'intestazione mostra indicatori chiave: entrate attese, entrate incassate, importo aperto e percentuale di incasso. Un'attenzione particolare va ai pagamenti scaduti – per ogni rapporto di locazione interessato vedi quale inquilino è in ritardo per quale immobile, di quanti giorni e per quale importo.
Come amministratore di più immobili puoi limitare la vista delle entrate a un singolo immobile, definire il periodo e stampare la panoramica filtrata come report PDF. Il report mostra esclusivamente i dati dell'immobile selezionato ed è quindi ideale per rendiconti ai proprietari riferiti al singolo immobile. Invii il report finito direttamente dal sistema via e-mail a proprietari, inquilini, commercialisti o altri destinatari – senza passare da programmi esterni.
Uscite – Tutti i costi immobiliari sotto controllo
Nel modulo Uscite registri e analizzi tutti i costi legati ai tuoi immobili. Nell'intestazione vedi le uscite totali per il periodo selezionato nonché la suddivisione in costi ripartibili e non ripartibili. Riconosci così subito quali spese potranno essere addebitate agli inquilini tramite i rendiconti delle spese accessorie e quali restano a tuo carico.
Le nuove uscite possono essere registrate in tre modi: manualmente tramite un modulo, dalle transazioni importate – oppure tramite l'analisi AI dei giustificativi. Con il caricamento del giustificativo carichi una foto o un file immagine di una fattura. L'AI legge automaticamente importo, data, emittente e causale e propone la categoria di spesa adatta nonché l'immobile corrispondente. Verifichi i valori riconosciuti, correggi se necessario e salvi la voce con un clic – senza trascrizioni manuali.
Prima che un nuovo giustificativo venga salvato, il sistema controlla automaticamente la presenza di duplicati: importo, data, categoria e immobile vengono confrontati con le voci già presenti. Se viene individuato un possibile duplicato, ricevi un avviso e puoi decidere se si tratta di una doppia registrazione effettiva o di una spesa simile ma autonoma. La tua lista delle uscite resta così affidabilmente pulita.
La panoramica può essere filtrata per periodo, immobile, categoria di costo e ripartibilità. Come amministratore puoi limitare la vista a un singolo immobile e stampare la lista filtrata delle uscite come report PDF. Invii il report direttamente via e-mail a proprietari, commercialisti o altri destinatari. L'ampia lista di categorie copre le tipiche spese di gestione e manutenzione, assicurazioni, imposte, costi di finanziamento e spese amministrative.
Un hub di gestione integrato per la quotidianità
Insieme, Inquilini, Contatti, Rendiconti delle spese accessorie, Transazioni, Entrate e Uscite formano il cuore operativo e finanziario di SmartLandlord. Registri tutti i rapporti di locazione, mantieni aggiornati i dati di contatto, gestisci i rendiconti annuali delle spese e tieni sempre sotto controllo l'intero cashflow – tutto in un workflow continuo e senza interruzioni.